Η ασφαλής και νόμιμη λειτουργία των σχολικών ιστοτόπων προϋποθέτει ιδιαίτερη προσοχή στο ψηφιακό υλικό που αναρτάται στο διαδίκτυο, καθώς εικόνες, φωτογραφίες, έγγραφα και κάθε μορφής περιεχόμενο συχνά προστατεύονται από πνευματικά δικαιώματα. Η ανεξέλεγκτη αντιγραφή και δημοσίευσή τους μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρά νομικά ζητήματα, με αποτέλεσμα να καθίσταται απαραίτητη η τήρηση σαφών κανόνων για τη χρήση τους.
Οι αυξημένες καταγγελίες για παραβιάσεις πνευματικής ιδιοκτησίας έχουν ενισχύσει την ανάγκη για υπεύθυνη διαχείριση του ψηφιακού υλικού, τόσο κατά την επιλογή εικόνων και αρχείων από το διαδίκτυο όσο και κατά την ανάρτηση εκπαιδευτικού περιεχομένου, όπως αποσπάσματα βιβλίων ή αρχεία PDF. Παράλληλα, ιδιαίτερη βαρύτητα δίνεται και στην προστασία των προσωπικών δεδομένων των μαθητών, καθώς η δημοσίευση φωτογραφιών ή βίντεο με μαθητές επιτρέπεται μόνο με τη ρητή συγκατάθεση γονέων ή κηδεμόνων.
Σύμφωνα με οδηγίες του Πανελλήνιου Σχολικού Δικτύου, οι υπεύθυνοι διαχείρισης σχολικών ιστοτόπων καλούνται να εφαρμόζουν συγκεκριμένες πρακτικές, να ελέγχουν το υλικό που ήδη υπάρχει στις ιστοσελίδες τους και να ενημερώνουν τους συντάκτες για τους κανόνες νόμιμης χρήσης ψηφιακού περιεχομένου, με την ευθύνη για κάθε ανάρτηση να παραμένει στον διαχειριστή του ιστοτόπου.
Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται στη χρήση εικόνων και ψηφιακών αρχείων, καθώς πολλά από αυτά προστατεύονται από copyright και η χρήση τους χωρίς άδεια μπορεί να επιφέρει νομικές κυρώσεις. Συνιστάται η αξιοποίηση πρωτότυπου υλικού, όπως φωτογραφίες από σχολικές δράσεις, καθώς και εικόνων με άδειες Creative Commons ή από δωρεάν τράπεζες εικόνων, με την απαραίτητη αναφορά πηγής όπου απαιτείται.
Αντίστοιχα, η ανάρτηση ολόκληρων βιβλίων ή εκτενών αποσπασμάτων σε μορφή PDF χωρίς άδεια αποτελεί παραβίαση της νομοθεσίας περί πνευματικής ιδιοκτησίας. Επιτρέπεται μόνο η χρήση σύντομων αποσπασμάτων για εκπαιδευτική διδασκαλία εντός τάξης, ενώ η δημόσια ανάρτηση στο διαδίκτυο δεν καλύπτεται από αυτό το πλαίσιο. Για τον λόγο αυτό προτείνεται η χρήση κλειστών εκπαιδευτικών πλατφορμών, όπως το eClass, όπου η πρόσβαση περιορίζεται αποκλειστικά στους μαθητές.
Παράλληλα, η προστασία των προσωπικών δεδομένων των μαθητών αποτελεί βασική προτεραιότητα, καθώς η δημοσίευση φωτογραφιών ή βίντεο που τους απεικονίζουν προϋποθέτει την έγγραφη συγκατάθεση των γονέων ή κηδεμόνων. Σε κάθε περίπτωση, προτιμώνται εικόνες όπου οι μαθητές δεν είναι αναγνωρίσιμοι ή εφαρμόζονται τεχνικές θόλωσης προσώπων.
Τέλος, οι υπεύθυνοι ιστοτόπων καλούνται να επανεξετάζουν το υπάρχον περιεχόμενο, να αφαιρούν αρχεία αμφίβολης προέλευσης, να χρησιμοποιούν συνδέσμους αντί για απευθείας ανάρτηση υλικού τρίτων και να ενημερώνουν συστηματικά τους εκπαιδευτικούς και μαθητές για τους κανόνες νόμιμης χρήσης ψηφιακού περιεχομένου, διασφαλίζοντας έτσι την ορθή και ασφαλή λειτουργία των σχολικών ιστοσελίδων.